Organiser une assemblée générale, qu’elle concerne une copropriété, une entreprise ou une association, est une étape cruciale pour la bonne gestion et la prise de décisions collectives. La convocation, premier document officiel de cet événement, doit être rédigée avec soin pour garantir une participation maximale et un déroulement efficace. Mais comment s’y prendre ? Cet article vous propose des modèles de lettres de convocation pour différents types d’assemblées générales, ainsi que des conseils pratiques pour vous aider à rédiger la vôtre.
Modèles de Lettres de Convocation
1. Convocation à l’Assemblée Générale des Copropriétaires
Ce modèle est idéal pour informer les copropriétaires de la tenue de l’assemblée générale annuelle. Il est important de préciser l’ordre du jour pour que chacun puisse préparer sa participation.
Nom du Syndic ou de l’Organisme convoquant l’AG
Adresse complète du Syndic ou de l’Organisme
Numéro de téléphone (facultatif)
Adresse e-mail (facultatif)
Madame, Monsieur [Nom du Copropriétaire],
[Adresse complète du Copropriétaire]
[Numéro de lot (facultatif, mais utile)
Date
Objet: Convocation à l’Assemblée Générale des Copropriétaires
Lettre recommandée avec accusé de réception
Madame, Monsieur,
Je vous informe que l’Assemblée Générale des copropriétaires de l’immeuble situé à [adresse complète] aura lieu le [date] à [heure], à l’adresse suivante : [adresse de la réunion].
L’ordre du jour comprendra les points suivants :
- Approbation des comptes du syndic pour l’exercice écoulé ;
- Présentation et validation du budget prévisionnel ;
- Élection ou renouvellement du syndic ;
- [mentionnez d’autres points à discuter].
Nous encourageons chaque copropriétaire à contribuer activement à cette réunion. Si vous souhaitez ajouter des points supplémentaires à l’ordre du jour, veuillez soumettre vos propositions par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard [indiquer une date limite, si applicable].
Votre participation est essentielle pour le bon déroulement de la gestion de notre copropriété. Nous comptons sur votre présence ou, en cas d’impossibilité, sur votre représentation par un autre copropriétaire muni d’un pouvoir.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Fait à ( lieu ) , signé ……………
2. Convocation à l’Assemblée Générale Annuelle d’une Société
Ce modèle est conçu pour les entreprises et permet d’informer les associés ou actionnaires des décisions importantes à prendre lors de l’assemblée générale annuelle.
Nom du Syndic ou de l’Organisme convoquant l’AG
Adresse complète du Syndic ou de l’Organisme
Numéro de téléphone (facultatif)
Adresse e-mail (facultatif)
Madame, Monsieur [Nom du Copropriétaire],
[Adresse complète du Copropriétaire]
[Numéro de lot (facultatif, mais utile)
Date
Objet: Convocation à l’Assemblée Générale Annuelle de la société [Nom de la société]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous convier à l’Assemblée Générale Annuelle de la société [Nom de la société], qui se tiendra le [date], à [heure], au [lieu].
Ordre du jour :
- Présentation et approbation du rapport de gestion pour l’exercice clos le [date de clôture];
- Examen du rapport spécial de la gérance concernant les conventions réglementées visées à l’article L223-19 alinéa 1 du code du commerce;
- Présentation du rapport du commissaire aux comptes, si applicable;
- Approbation des comptes de l’exercice écoulé;
- Affectation des résultats de l’exercice;
- Questions diverses.
Documents joints :
- Le rapport de gestion;
- Les projets de résolutions à voter;
- Le rapport du commissaire aux comptes, si applicable.
Nous vous encourageons à soumettre par écrit toute question que vous souhaiteriez voir abordée lors de l’assemblée. Ces questions seront traitées et les réponses seront fournies durant la réunion.
Si vous êtes dans l’impossibilité d’assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par un autre associé ou votre conjoint. Un formulaire de pouvoir est joint à cette convocation pour faciliter votre représentation.
Nous comptons sur votre présence et vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations les plus respectueuses.
Fait à ( lieu ) , signé ……………
3. Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle d’une Association
Ce modèle s’adresse aux associations et permet de convoquer les adhérents à l’assemblée générale annuelle pour faire le point sur l’année écoulée et les perspectives d’avenir.
Nom du Syndic ou de l’Organisme convoquant l’AG
Adresse complète du Syndic ou de l’Organisme
Numéro de téléphone (facultatif)
Adresse e-mail (facultatif)
Madame, Monsieur [Nom du Copropriétaire],
[Adresse complète du Copropriétaire]
[Numéro de lot (facultatif, mais utile)
Date
Objet: Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle
Lettre recommandée avec accusé de réception
Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous convier à l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle de notre association, qui aura lieu le [date] à [heure] au [lieu spécifié].
Ordre du jour :
- Rapport moral présenté par le Président,
- Rapport d’activité,
- Rapport financier présenté par le Trésorier,
- Proposition d’augmentation du taux des cotisations,
- Élection des membres du Conseil d’Administration,
- Questions diverses.
Nous invitons les membres désirant présenter leur candidature au Conseil d’Administration à se manifester dès à présent.
En accord avec l’article [référence] de nos statuts, nous vous informons que vous pouvez consulter les documents préparatoires concernant les points à l’ordre du jour. Ces documents sont disponibles au siège social de notre association.
Si vous ne pouvez pas assister personnellement à l’assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par un autre membre en règle de l’association. Un formulaire de procuration est joint à cette convocation pour votre commodité.
Nous comptons sur votre participation active, qui est essentielle pour le succès de notre assemblée.
Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, et cher(e) adhérent(e), l’expression de nos salutations les plus cordiales.
Fait à ( lieu ) , signé ……………
Conseils pour Remplir Votre Lettre de Convocation
- Vérifiez les statuts : Assurez-vous que votre lettre respecte les règles et délais de convocation spécifiques à votre organisation (copropriété, entreprise, association).
- Soyez précis sur les détails pratiques : Indiquez clairement la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée.
- Joignez les documents importants : Ajoutez tout document nécessaire à la prise de décision (comptes annuels, rapport de gestion, projets de résolution).
- Offrez des solutions pour l’absence : Précisez comment les membres peuvent se faire représenter en cas d’impossibilité.
- Respectez les formalités : Envoyez la convocation par lettre recommandée avec accusé de réception pour avoir une preuve de l’envoi et de la réception.
FAQ : Convocation à une Assemblée Générale
- Quel est le délai légal pour envoyer une convocation ? Le délai varie selon le type d’assemblée générale et les statuts de l’entité concernée. Il est généralement de 15 à 30 jours avant la date de l’assemblée.
- Quels sont les points obligatoires à inclure dans l’ordre du jour ? L’approbation des comptes et la désignation du syndic/gérant sont souvent obligatoires, mais cela dépend des statuts et du type d’assemblée.
- Peut-on ajouter des points à l’ordre du jour après l’envoi de la convocation ? Généralement, non. Il est essentiel de bien préparer l’ordre du jour et de solliciter les propositions des membres en amont.
- Que faire si une personne n’a pas reçu la convocation ? Il faut vérifier l’adresse et renvoyer une convocation en urgence. S’il y a un problème de distribution de courrier, contactez La Poste pour en identifier la cause.
- Comment gérer les votes par procuration ? Le modèle de lettre que vous avez utilisé inclut la possibilité de donner une procuration. Assurez-vous de bien respecter les conditions spécifiées dans les statuts.